A priori, les entreprises des secteurs secondaires et tertiaires savent gérer leurs documents. C’est du moins le constat que l’on fait lorsqu’on interroge les responsables des grandes entreprises. Est-ce vraiment le cas ?
Les entreprises d’une certaine taille ont souvent grandi de manière organique et n’ont que trop rarement adapté les processus liés à la vie des documents : de la production à la gestion, du stockage à la destruction physiques ou électroniques. Le « on a toujours fait comme cela » demeure souvent la règle et pourtant…
Les potentiels d’économie et de rationalisation dans ce domaine sont très importants et permettent de réduire l’impact sur le plan écologique mais également sur le plan du stockage, de l’archivage. En outre, la sécurité et les processus de destruction après les délais légaux ne sont souvent pas traités avec le sérieux nécessaire.
Même si d’autres défis peuvent apparaitre, le recours à l’informatique pour traiter ces processus de manière totalement intégrée constitue souvent la meilleure solution pour réduire les espaces de rangement, le stockage physique et la destruction. Certaines entreprises ne peuvent pas toujours se passer du papier : des alternatives intéressantes existent pour celles-ci.
Les processus de travail, les options d’impression et les capacités de rangement, pour ne citer que quelques exemples, constituent des éléments importants pour une bonne gestion des documents.
Le mauvais traitement des flux, les copies, les copies des copies, les duplicatas, les classeurs personnels au lieu de groupes sont des exemples récurrents d’un mauvais traitement des documents. Enfin, la sécurité durant toute la vie d’un document y compris sa destruction n’est souvent pas assez analysée.
Un œil externe professionnel permet de détecter les failles et permet souvent d’améliorer rapidement la situation sans avoir besoin de recourir à des solutions complexes et onéreuses.
En outre, tous les secteurs doivent être intégrés lors de la révision des processus: des secteurs opérationnels à la logistique et le juridique en passant par l’informatique.
Une bonne gestion des documents physiques ou électronique est le gage d’économies, de rationalisation et de sécurité.